Formulario 3 – Caracterización de registros administrativos

Formulario 3 – Caracterización de registros administrativos

Objetivo: Recolectar información que permita conocer los principales atributos de los registros administrativos generados por las entidades del SEN

Para responder el siguiente formulario es importante que Para responder el siguiente formulario es importante que tenga claro los siguientes conceptos:

Registro administrativo: conjunto de datos que contiene la información recogida y conservada por entidades y organizaciones en el cumplimiento de sus funciones o competencias misionales u objetos sociales. De igual forma, se consideran registros administrativos las bases de datos con identificadores únicos asociados a números de identificación personal, números de identificación tributaria u otros, los datos geográficos que permitan identificar o ubicar espacialmente los datos, así como los listados de unidades y transacciones administrados por los miembros del SEN (Congreso de la República, 2023c). Ejem: Base de datos del impuesto predial, certificado de residencia, registro único de bienestar animal, PQRSD, Contratos, matriculas estudiantiles, etc

Módulo A. Identificación (Para cada registro administrativo)

Dependencia Responsable

Temático o Técnico Responsable

Área temática y tema principal

Módulo B. Caracterización de registros administrativos

Nombre oficial del registro administrativo y número de la versión utilizada:

Bajo cuál(es) de las siguientes normas, se soporta la creación del registro administrativo:
¿Cuál es el principal uso del registro administrativo?

Indique desde y hasta cuando se ha recolectado el registro administrativo:

¿El registro administrativo cuenta con alguno de los siguientes documentos metodológicos o funcionales?
¿Cuál es la unidad de observación del registro?
De las anteriores variables registradas, por favor indique cuál es la variable llave o variable única de identificación
Indique si el registro administrativo utiliza conceptos estandarizados provenientes de:
¿El registro administrativo utiliza nomenclaturas y/o clasificaciones?
¿Cuáles?
¿Cuál es el medio de obtención o recolección de los datos?
¿Cuáles son las técnicas de recolección del registro administrativo?
¿Con qué frecuencia se recolectan los datos?
Indique cuáles de las siguientes herramientas son utilizadas en el procesamiento de los datos:
¿Qué técnicas utiliza para la validación de la consistencia y completitud de la información?
¿Con cuáles herramientas cuenta para garantizar la seguridad de la información del registro administrativo?:
¿La información recolectada es acopiada o almacenada en una base de datos?
¿El registro administrativo dispone de una base de datos geográfica?
¿Cuál es la cobertura geográfica del registro administrativo?
¿Cuál es la desagregación geográfica del registro administrativo?
¿El registro incluye desagregación por grupos?
¿La entidad hace uso de los datos del registro administrativo para generar información estadística (agregados, indicadores, resultados estadísticos)?
¿Usuarios externos a la entidad, tienen acceso a los datos del registro administrativo?

Relacione las entidades que tienen acceso a los datos del registro administrativo:

¿Con qué fin?
¿Cuál es la razón principal por la cual no se permite el acceso a los datos del registro administrativo?

Módulo C. Observaciones

El registro administrativo responde a requerimientos ODS
Tratamiento de datos personales
De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente sobre protección de datos personales, autorizo de manera libre, previa, expresa e informada a la entidad responsable para recolectar, almacenar, usar, procesar, circular y, en general, tratar mis datos personales suministrados en el presente formulario.Estos datos serán utilizados exclusivamente para fines relacionados con el desarrollo del estudio, gestión administrativa, contacto, análisis de información y demás actividades propias del objeto para el cual fueron recolectados. La información será manejada bajo criterios de confidencialidad, seguridad y respeto por los derechos del titular.
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