Política de Tratamiento de Datos

AVISO DE PRIVACIDAD: En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y Decretos reglamentarios, el presente aviso de privacidad tiene como objeto informar al titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos e informar si estos estarán sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:

La entidad territorial, es la responsable y/o encargada del tratamiento de sus datos personales.

Con objeto de brindar una atención integral a los empleados, contratistas, proveedores, ex empleados o terceros en general, entiéndase quien tiene un vínculo laboral, la entidad, recolecta, almacena, usa, circula y eventualmente transfieren y transmiten los datos personales con las siguientes finalidades: publicaciones en redes sociales y pagina web; análisis de perfiles; asistencia social; actividades culturales; minería de datos, gestión de medios de comunicación y/o contenido editorial; enseñanza no formal; atención al ciudadano y/o clientes; fidelización de clientes y campañas con entidades financieras y asociadas a la entidad territorial; fines históricos, científicos o estadísticos; estadísticas internas y externas; sanciones y llamados de atención; servicios de certificación; procedimientos administrativos; entrada y salida de documentos; gestión administrativa; gestión de cobros y pago; marketing digital con campañas propias y de terceros directa o indirectamente vinculados a la entidad territorial; remisión de información relacionada con el objeto social de la empresa; gestión de facturación; campañas de actualización de datos e información de cambio en el tratamiento de datos personales; custodia y gestión de información de bases de datos; desarrollo operativo; envió de comunicaciones; transporte de pasajeros y reservas de tiquetes de transporte; administración de sistemas de información; gestión contable; requerimiento por organismos de control de datos no sensibles, privados y/o sensibles; encuestas de opinión; publicidad propia y de terceros vinculados directa o indirectamente con la entidad, Publicidad y prospección comercial; Sistema de ayuda a la toma de decisiones; ofrecimiento de productos y servicios; control de horario; promoción social a la juventud; formación; atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa; verificación de datos y referencias; verificación de requisitos jurídicos y/o técnicos. Envió de comunicaciones; gestión administrativa; servicios de comunicaciones; publicidad y prospección comercial; ofrecimiento de productos y servicios; formación de personal; programas de promoción y prevención.

DEFINICIONES:

Autorización: se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del titular para que la entidad o sus encargados lleven a cabo el tratamiento de los datos personales del titular.

Aviso de Privacidad: se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por la entidad, que ha sido puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: consisten en un conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

Dato Personal: según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: dato personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Sensible: dato personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, datos privados como su dirección de domicilio y los datos biométricos.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice la entidad, o los encargados del tratamiento por cuenta de la entidad, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: consiste en el envío de los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012. Transmisión: es la comunicación de los datos personales al encargado del tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un tratamiento por el encargado del tratamiento por cuenta de la entidad. Los datos personales de clientes finales, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Clientes finales: la entidad usará la información que suministre para: 1. 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales; 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole; 4. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube. 5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Clientes, proveedores, contratistas y/o empleados y ex empleados: realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluidos en las mismas.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales registrados en las bases de la entidad, tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la entidad, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por la entidad, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.
4. Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten.
5. Los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la entidad, y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente política.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La entidad, garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área administrativa de la entidad, como el área que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la entidad, garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica. Los datos para el ejercicio de los derechos son los datos de contacto ubicados en el canal contáctenos y la dirección física de la entidad territorial y al correo que aparece en la página como notificaciones judiciales.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

• Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene la entidad, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REGLAS ESPECIALES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por la entidad, señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
5. La entidad, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: La entidad, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Supresión De Datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la entidad, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la entidad, el titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, la entidad, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país se otorgará también con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. Es decir que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales de manera internacional. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien la entidad, tengan vínculo contractual, comercial y/o legal.

IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de la entidad, son las consagradas en el documento datos personales y ejercicio de derechos y estarán vigentes por tiempo indeterminado. Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien la entidad, tengan vínculo contractual, comercial y/o legal.

VIGENCIA Y ACTUALIZACION DE LAS POLITICAS

Las presentes políticas rigen a partir de la fecha de conocimiento de las personas. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de las entidades. Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es una persona activa de la entidad, no podrá usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad. Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

AUTORIZACIÓN DE USO DE DERECHOS DE IMAGEN SOBRE FOTOGRAFÍAS Y FIJACIONES AUDIOVISUALES (VIDEOS) Y DE PROPIEDAD INTELECTUAL OTORGADO A LA ENTIDAD

Conforme a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia de 1991, Ley 23 de 1982, Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 según los datos suministrados a la entidad o a través de sus portales, en mi calidad de persona natural, o persona jurídica por medio del presente documento otorgo AUTORIZACIÓN expresa del uso de los derechos de imagen que me reconoce y/o reconocen a mí, la Constitución Política, la Ley y demás normas concordantes a la entidad, la autorización se regirá por las siguientes cláusulas:

Primero: Autorización y objeto – Mediante el presente instrumento autorizo a la entidad, para que hagan el uso y tratamiento de mis derechos de imagen obtenidos en la empresa o los diferentes eventos, para incluirlos sobre fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (videos), así como de los derechos de autor, los derechos conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de imagen.

Segundo: Alcance de la autorización – La presente autorización de uso se otorga para ser utilizada en formato o soporte material en ediciones impresas, y se extiende a la utilización en medio electrónico, óptico, magnético, en redes sociales, pagina web, mensaje de datos o similares y en general para cualquier medio o soporte conocido o por conocer en el futuro. La publicación podrá efectuarse de manera directa o a través de un tercero que se designe para tal fin y sin ánimo de lucro.

Tercero: Territorio y exclusividad – los derechos aquí autorizados se dan sin limitación geográfica, territorial o temporalidad alguna. De igual forma la autorización de uso aquí establecida no implicará exclusividad, por lo que me reservo el derecho de otorgar autorización de uso similares en los mismos términos en favor de terceros.

Cuarto: Derechos morales – la entidad, dará cumplimiento a la normatividad vigente sobre los derechos morales de autor, los cuales seguirán radicados en cabeza de su titular Para constancia de lo anterior se autoriza a partir de la fecha de vinculación o relación con la entidad a través del portal.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Conforme lo establece la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, manifiesto, de manera libre, previa y expresa, que AUTORIZO a la entidad, para que realicen la recolección de los datos personales que le suministro a continuación, de los que declaro soy el titular y/o su representante legal. La presente autorización le permitirá a la entidad, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, actualizar, disponer y eventualmente transmitir y transferir, mis datos personales, de acuerdo con las finalidades establecidas para los empleados, contratistas, proveedores, ex trabajadores, o terceros vinculados con la empresa, según estipulaciones contenidas en el aviso de privacidad, el cual se encuentra a continuación.

AVISO DE PRIVACIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y decretos reglamentarios, el presente aviso de privacidad tiene como objeto informar al titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos e informar si estos estarán sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la entidad, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales.
3. 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole.
4. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.
5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía.
7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. Con objeto de brindar una atención integral a los ciudadanos, clientes, proveedores, contratistas y/o empleados y ex empleados. Si desea presentar consultas, peticiones o reclamos que versen sobre protección de datos personales podrán dirigirse ante los canales de contáctenos del portal, o mediante escrito remitido a la dirección física de la entidad territorial, o al correo electrónico que aparece como notificaciones judiciales. La política de tratamiento de datos personales, así como los cambios sustanciales que se produzcan en ella, se podrán consultar a través del portal web. Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre datos sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad. La entidad puede contener enlaces o acceso a sitios web y contenidos de otras personas o entidades, pero no se hace responsable de su contenido, no controla, refrenda ni garantiza el contenido incluido en dichos sitios, tampoco se responsabiliza del funcionamiento o accesibilidad de las páginas web vinculadas; ni sugiere, invita o recomienda la visita a las mismas, por lo cual no se hace responsable del resultado obtenido, incluidos los cambios o actualizaciones realizados en el sitio enlazado o la exactitud o integridad de la información que se proporciona allí. En consecuencia, los ciudadanos-usuarios, etc. aceptan que la entidad, no es responsable de ningún contenido, enlace asociado, recurso o servicio asociado al sitio de un tercero, ni será responsable de ninguna pérdida o daño de cualquier tipo que se derive del uso que se realice de los contenidos de terceros. La entidad proporciona los enlaces para su conveniencia y la existencia de estos en nuestros sitios web, no obstante, esto no implica que la entidad apruebe o mantenga relaciones contractuales vigentes con las organizaciones o compañías a la que se enlaza, o a sus productos o servicios y viceversa para las organizaciones o compañías que se enlacen al sitio web. Bajo la gravedad del juramento certifico que todos los datos anotados aquí son ciertos y verdaderos.